为了加强我所因公出国和来访接待的管理，贯彻落实国家有关部门和中国科学院关于外事工作的各项管理规定，根据目前出国人员经费来源、审批渠道、出国类别等不同情况，结合我所近年来外事工作实际情况，特修订本管理规定。
第一章 公派出国（境）
第一条 公派出国人员分为公费公派人员和自费公派出国人员。公费公派出国人员是指列入教育部或中国科学院公费出国留学计划的留学人员，包括访问学者、博士后等，出国留学人员按国家和中科院下达的指标，根据本所学科发展及承担任务情况择优选派；自费公派出国人员，即获得国（境）外资助或由本所课题资助，经研究所同意以公派方式派出的出国（境）人员（包括出国留学和出国合作研究人员等）。
第二条 根据科发际字[2013]193号文件，在岗所领导无特殊理由，1年内累计境外停留时间不得超过45天。室主任（站长）、研究员和管理人员原则上每年出国时间累计不超过2个月，其他人员出国时间原则上不超过1年（国家、院公派留学除外）。派出时间为1年以上者，按自费出国办理。
第三条 派出人员应结合出国任务制定计划，一般情况不得延长在外时间。确因工作需要而要求延期的，应在出国时间到达前1个月向所在室组和部门提出书面申请，经同意后，由科技处审核、人事处同意、主管外事所领导批准后方可延期，但延期时间不能超过1年，否则按自动离职处理。公派出国人员在批准的出国（境）期限内，保留其公职。出国人员应主动与研究所保持联系，认真履行按期回国服务的义务。
第四条 因公出国团组需对相关信息进行事前公示和事后公示，未经公示一律不许办理出国报批及财务核销。严格控制出访国家数量和停留时间，每次出访不超过3个国家和地区，因公出国（境）访问、考察、洽谈等，出访1国不超过5天，出访2国不超过8天，出访3国不超过10天，抵离境当日计入在外停留时间，赴拉美、非洲等航班衔接不便的国家可适当放宽1天。参加国际会议原则上要有会议报告，一般不超过5天。严禁以各种名义前往未报批国家和地区，包括未报批的“申根国家”和互免签证国家。回国后须在15个工作日内提交相关出访总结报告，包括文字、图片等。使用所内课题经费出国开会、考察、进修或合作研究，必须有相关出国经费预算。所有的出国费用均在国家相关文件规定范围内报销。
第五条 国家、院公派出国人员，在批准的出国期限内，出访6个月以下（含6个月）的，工资全部发放；超过6个月的只保留岗位工资和薪级工资。延期回国停发所有工资待遇。
第六条 所派出国人员出访30天以内者，按照财政部、外交部《关于临时出国人员费用开支标准和管理办法的规定》执行；30天以上6个月以下（含6个月），工资全部发放，在外生活补贴参照国家公派留学人员资助标准发放；超过6个月停发全部工资和待遇。所派出国人员在批准的派出期间需短期回国且不满一个月的，仍按派出期限连续计算出国时间；确因工作需要短期回国工作满一个月的，当月时间不计算在派出时间内，但后续出国执行同一任务，连续计算出国时间。派出人员在批准的派出期间需短期回国的，需向研究所提出书面申请，经所在室组同意，科技处审核，报所领导批准，才能报销相关旅费。费用按三元结构。
第七条 据科发人教字〔2012〕151 号文件，凡中科院人事局和国家留学基金公派公费出国6个月及以上者，须签订《出国留学保证书》并交纳保证金。所派出国人员若要求保留公职，需交纳一定数量的保证金。保证金数量如下：出国6个月（含6个月）至1年以下者，需交保证金15000元，出国1年以上者（包括1年），需交纳保证金30000元。保证金由留学人员在离所前交所财务资产处会计室，在留学人员按期回国后，退还。逾期不归者，每超期一个月，扣除保证金3000元，保证金扣完后仍未回所工作者，则按自动离职处理。
第八条 根据中国科学院科发际字（2013）193号文，原则上不再派遣离退休人员出国（境）执行公务，严格控制已过退休年龄仍在一线工作的科研人员出访。若本人自愿出国，需提交自愿出国责任声明书。60岁以上人员出访，需提供特殊理由，并提供在职证明，65岁以上人员出访，需地（市）级以上医院出具健康证明，70岁以上人员出访，需有专人陪同。
第九条 学生确因工作需要出国，须由学生提出书面申请，导师同意和所领导批准后方能办理（具体管理办法参见《中国科学院南京土壤研究所在读研究生出国（境）合作与交流管理暂行规定》）。根据教育部规定，学生因公出国应持因私护照，并按照《教育部财政部关于印发<国家公派留学出国留学研究生管理规定（试行）>的通知》（教外留[2007]46号）进行管理。博士后在站期间，出国时间每年最多不能超过3个月。
第二章 因私出国（境）
第十条 自费出国留学
（1）本所科技人员在获得国外经费资助和担保的情况下，可按国家有关规定，申请自费出国留学。但必须在我所完成2年服务期限。
（2）自费出国留学人员出国前须办理辞职手续，经所业务、行政、图书、财务等部门签署意见，方可办理出境手续。本所不再保留其公职和岗位。
（3）自费留学人员从离所的次月起停发所有工资和福利。
第十一条 在职人员因私出境探亲时间最多为3个月，探亲期间，仅保留基本工资（岗位工资+薪级工资），确实需要延长探亲假期的，须事前向人事处提出申请，经所领导批准后方可执行，否则按自动离职处理。从探亲假期的第4个月起，停发工资和一切福利待遇。
因私出国（境）访问、探友、旅游。因私出国（境）访问、探友、旅游原则上只能利用假期出国（境）。
第十二条 研究生因私出国需提前至研究生部登记备案，其他人员需至人事处登记备案。
第三章 《派出协议书》的签订与履行
第十三条 因公出国（境）期限在3个月以上的人员应与单位签定《出国出境协议书》，明确双方在派遣出国的全部过程中的权利和义务，保证按期回国。
第十四条 所有在外人员如违反《出国出境协议书》中的有关条款，所均保留向其本人，或通过其保证人和代理人向其收取相应的经费的权利。包括；出国期间所发工资、国家或院提供的出国旅费、应缴纳的上交经费、违约金等。
第四章 附 则
第十五条 因公出国必须使用因公护照出访，严禁持因私护照执行公务。应持用因公护照出访而未按照要求使用因公护照的，原则上不予报销出访费用。因公出访人员出国前应向科技处申请，在ARP国际合作系统中填写出访申请，获得批准后，由科技处国际合作主管办好相关出国手续后方可执行。出访任务结束后，应在回国后15天内交回因公护照。
第十六条 纳入国家、院公派出国计划的出访及自费出国，必须以书面形式提出申请，并经所在课题组、研究室（站）、人事处、所主管领导签署同意后，由科技处备案后方可办理出国手续。派出人员出国前应向人事处备案，回国后应在入境一周内向人事处、科技处及所在室组报到，在回所一个月内与所结清所有派出经费，并提交在外工作学习总结报告。未按规定报到和备案的，一律不予报销出国经费，在国外期间按旷工处理。
第十七条 辞职或逾期不归出国人员的档案本所不负责保管。辞职或出国到期后6个月内必须由本人前来办理档案调出手续。
第五章 外宾来访接待
第十八条 各课题组邀请外宾来访，需提前2周向所里提出申请，并提交接待计划，主要包括外宾活动的日程安排及经费预算。严格控制迎送、宴请规格和标准，节俭开支。外宾住宿应当安排的宾馆最高不超过四星级标准间。控制宴请次数和陪同人数。外宾在所内访问期间，一般只宴请一次。陪同参加宴会的应限于有关负责人、主要陪同人员。对外赠送礼品的开支标准和管理须严格遵照执行财政部要求，严肃纪律，保持清廉。对来访的外宾，不主动赠送礼物。外宾向我方赠送礼物的，可以适当回赠礼物。
第十九条 外宾接待标准严格执行《中国科学院南京土壤研究所“三公”经费管理办法实施细则》的相关规定。
第二十条 外宾到所后，必须通知科技处，并在研究所进行一次以上的公开学术报告。来所一个月及以上的外宾必须于来所当天到科技处登记。所级协议来访接待标准严格执行《中国科学院南京土壤研究所“三公”经费管理办法实施细则》的相关规定，费用来源应以专项经费为主，以所内课题支付的，需提供课题费用分配额度证明，课题经费中未注明国际合作费用分配的，不得用于支付外事费用。
本规定自2014年1月1日起执行，由科技处、人事处、财务资产处负责解释。
